MNKS – Politique de Confidentialité RH

MNKS, prend les questions de vie privée et de confidentialité très au sérieux.

Nous avons développé cette Politique de Confidentialité des Ressources Humaines (RH) (la « Politique de Confidentialité ») afin d’expliquer comment nous collectons, utilisons et divulguons les données personnelles relatives à des individus travaillant pour ou avec MNKS.

Cette Politique de Confidentialité est établie par la société MNKS S.à r.l. (ci-après « MNKS »), une société à responsabilité limitée constituée selon les lois du Luxembourg et dont le siège social est sis 2-4 Rue Eugène Ruppert, L-2453 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg, enregistrée auprès du Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro B169476. Les termes « nous » « notre » et « nos » utilisés dans cette Politique de Confidentialité renvoient à MNKS.

MNKS agit en tant que responsable de traitement (c’est-à-dire l’organisation qui détermine pourquoi et comment les données personnelles sont traitées) au sens de la législation applicable en matière de protection des données (notamment le Règlement UE 2016/679).

1.          Collecte de données personnelles

Quand collectons-nous vos données personnelles ? Nous collectons, conservons et traitons les données personnelles relatives à des individus ayant une relation de travail ou de collaboration ou des interactions avec MNKS (tel qu’en candidatant pour un emploi chez MNKS ou en ayant un entretien d’embauche avec MNKS), conformément à la loi sur la protection des données.

Ces individus incluent les candidats à des postes dans notre étude, les employés, les collaborateurs, les consultants, les stagiaires et les travailleurs temporaires de MNKS (ci-après dénommés individuellement une « Personne Concernée » ou « vous »).

Types de données personnelles. La loi sur la protection des données, définit une « donnée personnelle » comme toute information permettant l’identification directe ou indirecte d’une personne physique, alors qu’un « traitement » signifie tout acte effectué en relation avec une telle donnée (ex. la collecte, la conservation, le transfert de données). Les données personnelles que nous collectons et conservons peuvent inclure, selon votre relation avec ou votre fonction au sein de MNKS, les types de données suivantes :

  • données d’identification (telles que le prénom, le nom de famille, les date et lieu de naissance, le genre, la photo) ;
  • informations de contact (telles que les numéros de téléphone et de fax, les adresses email et du domicile, le pays de résidence) ;
  • autres informations personnelles pertinentes (telles que la nationalité, l’état civil) ;
  • informations relatives à vos familles et proches (telles que les nom, numéro et lien de parenté d’une personne de contact en cas d’urgence, enfants) ;
  • numéros d’identification gouvernementaux (tels que les numéros de sécurité sociale, le numéro fiscal, la copie de la carte d’identité) ;
  • données relatives aux ressources humaines (telles que le temps de travail, l’assiduité, les formations et qualifications professionnelles, les évaluations de performances, les avantages, les salaires, les congés, les congés maladie) ;
  • informations bancaires et financières telles que l’identifiant et le numéro de compte bancaire (notamment lié à la rémunération) ;
  • photos et vidéos ;
  • données informatiques, telles que, les codes d’autorisation pour les ordinateurs et le réseau ; les registres de fichiers, les données de trafic concernant les ordinateurs et l’usage d’internet ; les registres des imprimantes, les registres des badges d’accès aux locaux ;
  • casier judiciaire en conformité avec la loi applicable ;
  • préférences et informations liées à votre « profil voyageur » ; et
  • toute autre donnée personnelle raisonnablement en relation avec la conduite des affaires de MNKS.

Dans certains cas les données personnelles qu’une Personne Concernée nous fournit pourront être considérées comme entrant dans une catégorie particulière de données personnelles dite données sensibles dans la loi sur la protection des données (ex. données relatives à la santé). Cela peut notamment être le cas dans le cadre d’entretiens d’embauche. La loi sur la protection des données liste de manière limitative ces données qui se réfèrent à : une donnée qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, le traitement de données génétiques, les données biométriques, la santé ou la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne.

De telles données personnelles seront uniquement traitées et conservées par MNKS en conformité avec la loi applicable sur la protection des données et feront l’objet de mesures de sécurité appropriées.

La plupart des données personnelles que nous traitons sont des informations qui nous sont fournies en connaissance de cause et directement par les Personnes Concernées. Cependant, dans certains cas, nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles reçues d’un tiers (agences de recrutement, bases de données publiques, autorités, etc.), les Personnes Concernées en ayant eu connaissance.

Finalités du traitement de données personnelles. Les données personnelles seront traitées lorsque :

  • cela est nécessaire pour l’exécution de toute obligation contractuelle envers vous, y compris pour l’exécution de votre contrat de travail, de collaboration ou de consultant (ex. paiement des salaires ou honoraires) ;
  • cela est nécessaire afin de se conformer à nos obligations légales ou règlementaires telles que, par exemple, la conformité à des obligations en relation avec l’administration des salariés, des obligations afin d’assurer un traitement équitable et la protection des droits des salariés et toute autre obligation applicable selon les lois et règlements en droit du travail, ainsi que concernant des exigences en matière de santé, sécurité et d’environnement, la conformité aux règles de déontologie et notamment au Règlement Intérieur de l’Ordre des avocats au Barreau de Luxembourg, la conformité aux demandes ou aux exigences des autorités de contrôle et de régulation, ainsi que des obligations de déclaration aux organismes de sécurité sociale et toute autorité fiscale compétente ;
  • cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par MNKS ou par un tiers, par exemple, pour la gestion des ressources humaines (y compris le recrutement et la sélection de personnel, la gestion des heures de travail, les évaluations de performances et formations), la planification des activités et des affaires (c’est-à-dire la planification et le contrôle de l’exécution des tâches, des heures de travail, de la charge de travail et de la performance), à des fins de comptabilité (y compris la paie), d’audit, en matière juridique, à des fins de gestion et d’administration, à des fins de marketing direct de nos produits et services, pour gérer des litiges (y compris l’établissement de la preuve et le règlement de différends) et les fournisseurs tiers, pour prévenir la fraude et afin de préparer ou implémenter toute réorganisation d’entreprise, y compris en la forme d’une cession, fusion ou acquisition, vente, transfert d’entreprise ou d’actifs ou adhésion à toute association professionnelle ;
  • vous avez donné votre consentement préalable à ce traitement et votre consentement a été obtenu en conformité avec la loi sur la protection des données (sous réserve que vous ne soyez pas dans une relation de travail avec nous) ; et
  • cela est nécessaire pour permettre la surveillance des systèmes d’informations et de communications de MNKS dans la mesure et pour les finalités permises selon la loi applicable, à savoir, afin (i) de détecter et de se défendre contre des menaces de sécurité (ex. attaques, virus, programmes malveillants, courriers indésirables, hameçonnage, contenu web malveillant, etc.) et protéger les installations physiques / infrastructures, (ii) de protéger les informations confidentielles, le savoir-faire, les secrets d’affaires / droits de propriété intellectuelle de MNKS et (iii) de promouvoir la continuité des systèmes d’informations et des actifs de MNKS et de maintenir une performance optimale des systèmes informatiques de MNKS.

Actualisation de données personnelles. Nous nous efforcerons de maintenir les données personnelles en notre possession ou contrôle à jour. Les Personnes Concernées fournissant des données personnelles sont néanmoins responsables et tenues de nous informer rapidement de tout changement relatif à leurs données personnelles.

2.          Divulgation de données personnelles

Afin de réaliser les finalités décrites ci-avant, MNKS peut être amenée à divulguer les données personnelles des Personnes Concernées aux destinataires suivants:

- partenaires commerciaux ;

- clients existants ;

- clients potentiels/prospects ;

- cabinets d’avocats avec lesquels nous travaillons ;

- sous-traitants ;

- fournisseurs de services externes ;

- associations professionnelles ;

- réseaux professionnels auxquels MNKS pourrait adhérer ;

- conseils professionnels.

Pour satisfaire aux obligations légales et règlementaires, nous pourrons également être amenés à partager ces données personnelles avec des organisations publiques, des autorités judiciaires ou administratives et des organes de contrôle.

Transfert de données personnelles. Les Personnes Concernées sont informées que certains destinataires mentionnés ci-avant peuvent être situés en dehors du territoire de l’Espace Economique Européen, dans des pays qui n’offrent pas un niveau de protection équivalent à celui accordé dans l’Union Européenne. Tout transfert de données à de tels tiers sera, selon la nature du transfert :

  • couvert par des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne, auquel cas la Personne Concernée peut obtenir une copie de telles garanties en nous contactant ; ou
  • autorisé selon la loi sur la protection des données, le cas échéant, lorsqu’un tel transfert est nécessaire pour l’exécution du contrat conclu dans l’intérêt de la Personne Concernée ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice ou pour l’exécution d’un contrat entre la Personne Concernée et nous

3.          Droits des Personnes Concernées concernant le traitement de leurs données personnelles

Droits accordés aux Personnes Concernées. Vous avez les droits suivants, sous certaines conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données, relativement au traitement de vos données personnelles :

  • accéder aux données personnelles détenues à votre sujet et recevoir des informations supplémentaires sur la façon dont elles sont traitées ;
  • rectifier toute donnée personnelle inexacte ou compléter toute donnée personnelle incomplète ;
  • demander l’effacement de vos données personnelles lorsque leur traitement n’est plus nécessaire pour les finalités décrites ci-avant, lorsque le traitement n’est pas ou plus licite pour quelque raison que ce soit, lorsque vous avez retiré votre consentement au traitement (dans la mesure où vous n’êtes pas dans une relation de travail avec nous et votre consentement justifiait le traitement), lorsque l’effacement est nécessaire pour se conformer à la loi applicable ou lorsque vous vous opposez au traitement en l’absence de tout motif légitime prépondérant pour un tel traitement ;
  • vous opposer, pour des motifs tenant à votre situation particulière, à tout traitement fondé sur l’intérêt légitime de MNKS ;
  • recevoir vos données personnelles et les transmettre à un autre responsable de traitement dans la mesure où la légitimité du traitement repose sur une exécution contractuelle et est effectuée par des moyens automatisés ;
  • retirer tout consentement donné dans le contexte de cette Politique de Confidentialité dans la mesure où vous n’êtes pas dans une relation de travail avec nous et que votre consentement justifiait le traitement ; et
  • demander la limitation du traitement, par exemple, lorsque vous contestez l’exactitude des données ou lorsque le traitement n’est pas ou plus conforme à la loi applicable. Une telle limitation aura pour résultat que les données personnelles seront traitées, à l’exception de la conservation, uniquement dans certains cas (ex. pour l’établissement, l’exercice ou la défense des droits en justice de MNKS).

Nous répondrons aux plaintes et questions d’individus concernant la protection de leurs données personnelles et examinerons et tenterons de résoudre toutes les plaintes. MNKS sera uniquement en mesure de répondre favorablement à toute demande concernant le droit de s’opposer, le droit à l’effacement et le droit à la limitation à condition que cela n’interfère pas avec et/ou ne contredit pas des obligations légales applicables à MNKS (ex. une obligation légale de conserver vos données personnelles) ou en raison de tout autre obstacle qui pourrait justifier que MNKS ne soit pas en mesure d’accepter de telles demandes.

Nous nous engageons à traiter chaque demande dans un délai raisonnable (dans tous les cas sans dépasser 1 mois). Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données de Luxembourg (la Commission Nationale pour la Protection des Données, pour Luxembourg) ou auprès de votre autorité locale de protection des données si vous ne résidez pas au Luxembourg.

La Commission Nationale pour la Protection des Données peut être contactée comme suit :

- Adresse: 1, avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette

- Téléphone : (+352) 26 10 60 -1

- Site internet: https://cnpd.public.lu/fr.html

- Formulaire en ligne: https://cnpd.public.lu/fr/particuliers/faire-valoir/formulaire-plainte.html

Comment exercer ces droits. Vous pouvez exercer les droits mentionnés ci-avant ou adresser vos questions relativement à cette Politique de Confidentialité, en contactant votre Directrice des Ressources Humaines ou le Délégué à la Protection des Données à l’adresse email suivante : dataprotection@mnks.com.

Refus de fournir vos données. Vous avez le droit de refuser de fournir vos données personnelles.

Un tel refus, selon les circonstances et les types de données, pourrait cependant constituer un frein dans le cadre de la création d’une relation de travail ou de collaboration avec vous ou pourrait amener MNKS à devoir mettre fin à une relation de travail ou collaboration existante.

En effet, vous avez, en application de votre contrat avec nous, l’obligation de nous fournir certaines données personnelles. Notamment, dans le cadre de votre contrat de travail ou de votre contrat de collaboration, vous êtes tenu de déclarer vos absences. Vous pouvez également être tenu de fournir vos données personnelles à MNKS afin d’exercer vos droits, tels que ceux relatifs aux congés légaux et contractuels.

Certaines données personnelles, telles que vos coordonnées, vos données personnelles concernant votre droit de travailler au Luxembourg et vos données de paiement, doivent en outre être fournies à MNKS afin de nous permettre d’administrer au mieux nos ressources humaines et d’appliquer les droits et obligations découlant de votre relation contractuelle avec MNKS.

4.          Prise de décision automatisée

Les décisions en matière de ressources humaines ne sont pas fondées sur des décisions automatisées.

5.          Conservation de données

Nous conserverons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire pour l’activité de traitement pertinente à réaliser et/ou pour la durée de conservation des données permise selon la loi applicable.

6.          Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Veiller à ce que les données personnelles soient protégées de façon appropriée contre toute violation est une priorité absolue pour MNKS.

MNKS met en place les mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates, telles que, en fonction de l’équipement, une protection par mot de passe, des verrous physiques, etc, afin d’assurer un niveau de sécurité approprié par rapport aux risques représentés par le traitement effectué et la nature des données personnelles devant être protégées.

Toute donnée personnelle sensible qui est traitée sera conservée avec des mesures de sécurité spécifiques et renforcées.

L’accès aux données personnelles est permis aux salariés et collaborateurs dans le seul but d’accomplir leurs tâches professionnelles, ceux-ci étant soumis à une obligation de confidentialité.

7.          Formation interne

Les salariés et collaborateurs au sein de MNKS ayant accès aux données personnelles reçoivent une formation et de la documentation afin d’améliorer leurs compétences et connaissances pratiques en matière de protection des données personnelles.

Les directives, procédures et politiques pertinentes concernant la protection des données personnelles vous seront généralement directement fournies, ou bien, seront mises à votre disposition ou celle de toute autre Personne Concernée par tout moyen approprié.

8.          Modification

MNKS se réserve le droit de changer, compléter et/ou modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment. Dans ce cas, une notification vous sera transmise par email, ou par toutes autres méthodes choisies par nous et permises selon la loi applicable.

9.          Contact

MNKS a mis en place une équipe dédiée en charge de la gestion de notre conformité en matière de protection des données et a nommé un Délégué à la Protection des Données en la personne de Me Audrey Rustichelli, afin de gérer et maintenir cette conformité. Vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données pour toute question ou requête concernant cette Politique de Confidentialité, par email à : dataprotection@mnks.com.